1、流程图是用直观图标，来解释活动的总体方案和流程。
2、分工列出详细的分工表，各项细化任务的要求以及负责人都要定下来。有条件的话 可以在这里就写出各项任务，需要完成的时间，而且一定要分出一个应急小组，由专人负责，专门负责组织协调处理各种紧急突发事件。
3、详细预案要非常详细的预案，每一个小的细节都要考虑在内，最后还要针对可能发生的，突发事件构想出后备方案。
4、时间推进表详细的直观的表格形式，时间推进方案，明确什么时间之内，由什么人作什么工作。周密调查市场价格，确定每一项开支的数目以及方式等。
5、如果有条件的话，可以考虑书写会员权益保障，以及活动差异性等相关内容 ，另外，这个整体的专门针对活动的计划拿出来之后，还需要和外联部以及宣传部等部门一起拿出外联的方案和宣传的方案。